各部门、各系部：
为建设好学院校史陈列馆，全面、真实记录学院自创建以来的发展历程，生动展示学院的办学成就，提炼办学理念，弘扬优良传统，使校史陈列馆成为学生爱校教育的基地和对外宣传的重要窗口，现特向各单位征集 2002年建院以来学院发展中各个时期形成的院史资料及实物档案（含视频音像资料）。现将有关事项通告如下：
一、征集范围及任务分工
负责部门
| 实物类征集范围
| 影像类征集范围
|
院办
| 1.上级领导、知名人士、杰出校友的题词、题字、手稿、信函、批示等；
2.学校历任主要党政领导任命、聘任、论著、信函、手稿等重要文档及实物资料；
3.学校因机构、主要负责人变更而失效的各种印章，包括机构印章和领导印章。
4.涉及学校历史变迁的牌匾、带有具有历史价值和纪念意义的出版物、印刷品、纪念册（封）、徽标、印章、票据、凭证；
5.对外交流活动中所获赠具有纪念意义和史料保存价值的旗（徽）、画册、礼品等；
6.历次两代会的图册等；
7.学校成立五周年校庆、十周年校庆的图册等；
8.学校集体或个人荣获院级以上重要荣誉的表彰文件、证书、奖杯（牌）等；
9.历年学校年鉴等实物;
10.其它重要校史资料。
| 征集范围内相关照片、录音、录像等影像资料；
反映学校成立五周年校庆、十周年校庆的照片、录音、录像等影像资料；
反映历次两代会的照片、录音、录像等影像资料。
|
党办
| 1.上级领导、知名人士、杰出校友的题词、题字、手稿、信函、批示等；
2.涉及学校历史变迁及带有具有历史价值和纪念意义的出版物、印刷品、纪念册（封）、徽标、凭证等；
3.对外交流活动中所获赠具有纪念意义和史料保存价值的旗（徽）、画册、礼品等；
4.反映学校发展、建设的文件、资料、报刊、出版物等；
5.学校各个时期出版的报刊、各类图书、印刷品、出版物等；
6.各个时期新闻媒体报道学校的报刊杂志。
7.党建活动所获得的表彰文件、证书、奖杯（牌）等；
8.思想政治教育、“三万”等活动所获得的相关荣誉证书等；
9.学校大型活动所获得相关荣誉证书等；
10学校集体或个人荣获院级以上重要荣誉的表彰文件、证书、奖杯（牌）等；
11．其它重要校史资料。
| 征集范围内相关照片、录音、录像等影像资料；
反映学校重大对外交流活动以及各类大型有纪念意义活动的照片、录音、录像等影像资料；
校外媒体对我校的报道的图文和影像资料等。
|
教务部
| 1.各个时期的教材、有代表性的教案、教学大纲、实习方案、精品课程等；
2.获省级及以上教学科研项目的奖励证书、奖杯（牌）、作品等；
3.获得专利的相关材料；
4.各系教师主编的教材等；
5.各个时期有典型意义的教具、教学和科研实验仪器；
6.科研活动研制的产品或试制的样品；
7.有典型意义的学生优秀毕业设计（实物）作品和学生获奖课外科技活动（实物）作品；
8.历届学生毕业证、学位证、校历等；
9.教职工出版的著作、主编教材及其手稿等；
10.历年实验室建设重要材料；
11.历年教学工作相关手册等；
12.获得的国家或省级考试考点及非学历教育培训班的证书等；
13.获校外奖励与荣誉的奖牌、荣誉证书等；
14.其它重要校史资料。
| 征集范围内相关照片、录音、录像等影像资料；
反映各系教学、科研、实习、实践活动及重大学术的照片、录音、录像等影像资料；
实验室建设相关影像资料。
|
质评中心
| 1.重要评估、评教、授课竞赛、毕业生心目中的好老师评奖等重要活动的相关材料；
2.评估工作相关的手册、刊物等；
3.获上级表彰的证书、奖牌等。
| 征集范围内相关照片、录音、录像等影像资料。
|
学工部
| 1.历年有特色的主题教育活动、实践教学活动、社会实践活动、志愿服务活动等的标志性实物及获得院级以上奖励的锦旗、荣誉证书等，尤其省级及以上一等奖的优秀工作案例的相关材料；
2.历届军训所获院级以上一等奖材料及相关实物；
3.历年不同版本的学生证；
4.历年与学生工作相关的工作手册等；
5.历年学院有突出表现的学生（如张诗等）的相关材料及实物；
6．心理健康教育相关材料（含申报材料、证书、奖牌等）；
7.其它有突出特色的学生工作获得表彰的材料；
8.获上级表彰材料（含申报材料、证书、奖牌等）。
| 征集范围内相关照片、录音、录像等影像资料。
|
团委
| 1.历届学生参加校外科技、文艺、学习、体育竞赛的作品、奖证、照片等材料（“蓝桥杯”、“三创”挑战赛、“学创杯”、“飞思卡尔”、“挑战杯”竞赛、省工程训练大赛、省电子商务挑战赛、互联网+创新创业大赛、全国大学生外贸从业能力大赛、模拟碳交易大赛、洪山区大学生艺术节及校级文艺大赛等）；
2.青年志愿者活动会旗及所获锦旗或奖牌等；
3.历届获得院级以上奖励的大学生科研课题及学生科技创新4.活动成果、论文及获奖荣誉证书等；学生科技创新作品样品（实物或模型）；
5.暑期社会实践相关材料，大学生社会实践活动所获锦旗或奖牌等；
6.历届团干、学生会干部名单及院级以上相关表彰奖牌等
历届创业典型或表现突出的学生材料；
7.历年有特色的社团活动材料；
8.历年文艺活动获省级及以上表彰的证书、奖牌等；
9.历届学生编辑的有特色的刊物；
10.其它历年获上级表彰的证书、奖牌等。
| 征集范围内相关照片、录音、录像等影像资料；
反映学生科技、文化、体育活动方面的照片、录音、录像等影像资料；
反映历次团代会、学代会以及各类教师、学生组织的照片、录音、录像等影像资料。
|
招就中心
| 1.历届学生录取通知书、毕业生的派遣证、自荐书、招生简章、新生名册等；
2.与招生就业工作相关的手册等；
3.获校外奖励与荣誉的奖牌、荣誉证书等。
| 征集范围内相关照片、录音、录像等影像资料；
主办的大型招生或就业活动的照片、录音、录像等影像资料。
|
人力部
| 1.知名教授任命、聘任、论著、信函、手稿、教案、讲稿等重要实物资料；
2.“教师工作坊”相关材料；
3.知名教授讲座相关材料。
| 征集范围内相关照片、录音、录像等影像资料；
|
资产部
| 学院历年基础建设、咸宁校区建设、南校区建设相关的重要的文档和实物资料。
| 反映学校历史变迁、主要建设过程的校园建筑、和校园风光的照片。
|
八系
| 1.历届各班毕业生合影照片、纪念册等；
2.历年各系主持的有影响的活动的相关材料，如艺术系历年毕业设计展的画册、请柬等及相关照片及影像资料；
3.历年各系主持的重要的校企合作的相关材料；
4.历届各系有影响力学生的相关材料；
5.其它大型活动的相关材料。
| 征集范围内相关照片、录音、录像等影像资料；
历届各班毕业生合影照片；
反映各系教学、科研、实习、实践等活动的照片、录音、录像等影像资料；
各类教师、学生组织的照片、录音、录像等影像资料。
|
体育部
| 1.历年各类体育比赛获得省级及以上奖励的奖杯、荣誉证书等；
2.学院历届运动会相关秩序册、画册等；
3.体育课程相关的主编教材及手册等。
| 反映学校重大体育活动方面的照片、录音、录像等影像资料。
|
二、征集方式
1.征调。对院内各单位、各部门在教学、科研、管理、服务过程中所形成的档案资料，由学院统一征调，存放综合档案室永久保管和展陈；
2.代管或复制。对特别珍贵的实物、资料，本人欲自己保存原件的，经双方签订协议，学院可代管或复制;原件展出时，将标明物品出处；学院在复制仿制后陈展复制、仿制件将原件归还本人;
3.捐赠。对符合收集、征集范围的实物、资料，捐赠后所有权归学院。学院负责捐赠资料及实物档案的交接登记、妥善保管、择时陈列。对捐赠具有重要价值档案资料的捐赠者，学院颁发捐赠荣誉证书，以致谢忱。
三、 征集工作要求
1.各部门、各系部主要负责人为校史资料征集的第一负责人，档案员为校史资料征集的主要工作人员。
2.各部门、各系部除收集整理单位校史资料外，还应制定专人向部门教职员工、退休老同志、广大校友征集相关校史资料。
3.本次校史资料征集工作时间从即日起至5月4日止，上交时需提供实物资料及《材料档案资料收集征集登记表》(附后)，实物资料与登记表内容一一对应，并按要求对每个实物资料附文字说明，说明性的文字需简练直白，文字中所含数据必须详细、可靠。
联 系 人：朱蓉 联系方式：59751989（内线64317）
移交地点：综合档案室（南教学区教学楼317室）
2017年9月7日
附表：
档案实物资料征集登记表
序号
| 档案名称
| 档案说明
| 年度
| 获奖级别
| 类别
| 备注
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
注：1.档案说明：档案产生的历史背景、来源、使用日期等；
2.类别为：奖杯、牌匾、荣誉证书、锦旗等
3.获奖级别：国家级、省级、校级等
|
移交人：
移交部门：
移交时间：
