各部门、系部：

档案真实记录了学院在招生、教学、科研和管理等活动中的历史记录，档案工作是学院重要的基础性工作。根据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发〔2014〕15号）关于完善归档制度、做到“应归尽归、应收尽收”的要求，各部门、系部应认真做好2014年度档案归档工作。为保证该项工作的顺利开展，现将有关事项通知如下：

一、归档工作的分工

1、各部门、系部档案工作负责人应履行归档工作的组织与监督职责，抓好2015年的归档工作，及时解决档案工作中出现的问题，支持并督促兼职档案员完成档案归档工作，严防留存、遗失和损毁档案、篡改档案、归档不全等现象的出现。

2、各兼职档案员负责本部门、系部文件材料的收集、整理、鉴定，分类、组卷工作，保障归档文件材料的完整性、准确性、系统性；积极完成学院布置的各项档案工作，积极参加档案业务培训；填写归档文件移交表，归档文件目录和备考表，并在规定时间内向综合档案室移交。

二、归档范围：

1、2014年度文件材料（含声像材料）；

2、2015届毕业生合影照片；

3、未归档的历年文件材料（含声像材料）及未归档的历届毕业生合影照片。

三、归档要求：

1、各部门、系部兼职档案员要认真履行职责，按照《银河galaxy娱乐游戏中心档案实体分类实施细则（修订）》（湖工大工程[2014]10号文）中的归档范围和类目设置，做好文件材料及声像材料的归档工作。

2、严格落实国家纸质档案、电子档案双套制归档的要求，所有归档材料的纸质文件及与之匹配的电子文件、声像材料需同步归档。对于只形成了电子文件而未形成纸质文件的重要文件材料，特别是学院OA系统中传阅签批的各类文件，各部门、系部应打印成纸质文件，并加盖单位印章后与电子文件一并归档。

3、要注重对形成的文本、图片、多媒体和数据库数据、网页信息等电子文件的收集归档。

4、对于不属于归档范围的院外单位文件材料，特别是上级单位文件材料，各部门、系部应向综合档案室移交作为资料保存。不属于归档范围的院内文件材料，应作为备查材料由各部门、系部短期保存。

5、注意文件材料收集的完整性，一定要主体文件、附件、办理文件所形成材料齐全，不能缺漏。上级文件中通过网络下发附件部分的，应将附件下载打印归档。

四、归档时间：

1、2014年度文件材料：2015年5月20日前；

2、2015届毕业生合影照片：2015年6月30日前；

3、未归档的历年文件材料（含声像材料）、历届毕业生合影照片：2015年5月20日前。

各部门、系部务必按照以上时间完成各类档案的移交归档工作，综合档案室将于9月初通报全院归档工作完成情况。

五、相关说明：

1、归档数量、质量、归档时间及是否参加档案业务培训均作为年终考核各部门、系部档案工作的依据。

2、综合档案室提供档案工作业务指导。电话：59751989，61502；地点：工1-502。

3、请各部门、系部兼职档案员加入工程档案群：108100208，以便查阅相关档案资料。

附件：点击下载

1、归档文件移交表

2、归档文件目录

3、备考表

二○一五年三月三十日