（湖工大工程办〔2020〕6号）

各部门、各系部：

为全面贯彻落实党中央、国务院和省委、省政府关于新型冠状病毒感染肺炎疫情防控工作的各项决策部署，认真落实《湖北省新冠肺炎疫情防控指挥部办公室关于切实做好新冠肺炎疫情防控档案资料收集管理工作的通知》（鄂防指办发〔2020〕56号）和《湖北省档案局、湖北省档案馆关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》（鄂档文〔2020〕2号）精神，现就做好我院疫情防控档案收集归档工作的有关事项通知如下：

一、统筹兼顾，高度重视疫情防控档案资料收集工作

新型冠状病毒肺炎疫情防控档案是指国家机构、社会组织以及个人在新型冠状病毒肺炎疫情防控工作中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。这些档案对正在进行的疫情防控工作和今后可能发生的重大灾害的防治工作具有重要查考和借鉴价值。新冠肺炎疫情发生以来，我院广大师生和校友众志成城，共克时艰，在疫情防控工作中形成了大量的文字、图片、音视频资料，收集管理好这些资料，具有非常重要的意义。

二、突出重点，明确疫情防控档案资料收集范围和责任单位

根据《湖北省档案局、档案馆关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控档案收集归档工作的指导意见》，凡是在本次疫情防控工作中直接形成的有保存和参考利用价值的各类载体的记录（包括纸质材料、图片、声像、电子文件和实物等），均纳入收集归档范围。主要包括以下内容：

1.学院办公室：上级关于防疫工作相关文件；学院下发的关于疫情防控的文件；学院成立疫情防控工作领导机构的材料；学院防疫工作决定、方案，卫生防疫、校园管控文件材料；对师生员工返校疫情防控相关工作文件材料，参与学校集中隔离点建设材料；各部门（系部）上报的疫情防控方案；各部门（系部）上报的防控数据汇总材料；疫情防控期间各部门值班情况、防疫工作总结材料；院领导重要讲话、指示；学院疫情防控网络会议材料。

2.党委办公室：防疫期间发动各级党组织开展防疫工作材料，领导干部下沉社区和党员志愿者参与疫情防控相关活动材料、先进事迹材料，防疫志愿者征集材料，党员、民主党派人士抗疫捐款材料。反映学院防疫和师生、校友参与防疫相关的校内外新闻报道、宣传材料，以及各类照片和音视频材料。

3.纪检办公室：下发的防疫纪律要求文件，各部门（系部）防疫履职尽责与执纪情况材料、防疫工作简况，防疫违纪处理材料。

4.教师工作部、教务部：防疫期间停课不停学、线上教学组织方案与安排等相关材料，教师在线上课典型材料。防疫期间通讯、网络保障相关材料，保障网上办公、在线教学的相关材料。科学研究工作形成的文件材料、图片资料等。

5.学工部、团委：防疫期间对全院学工系统、学生下达的防疫相关文件、通知、公开信、倡议书，学生反馈材料；学生志愿者材料，学生参与防控材料；学生在线上课学习情况的材料；学生安全教育、心理健康教育与咨询材料；学工、团委在微信平台推文材料。

6.人力资源部：疫情防控相关的人事人才工作、教职工管理的材料。

7.资产管理部：防疫物质采购供应的相关材料；学院接受社会捐赠情况，资金和物资使用方案等材料。

8.招生与就业指导中心：防疫期间保障毕业生就业和招生宣传的相关材料。

9.后勤保卫部：防疫期间学院封闭管理、交通管制、人员安全管理相关材料。防疫期间学院水电保障、环卫消毒、食堂饮食、物业管理、生活物资供应等相关材料，参与社区防控工作相关材料。对出入学院校门，出入学院宿舍、食堂、办公场所等进行卫生检疫和管控形成的文件材料。

10.各系部：系部疫情防控的各项工作方案、重要会议材料、学院师生参与防疫的相关材料，特别是师生中的先进典型材料。

11.其他部门：防疫期间部门下发的防疫相关文件、网络会议材料，单位应对疫情开展业务工作的情况。

12.以上范围未涵盖的，其他与疫情防控工作有关的具有保存价值的资料。

三、高度重视，切实做好疫情防控档案材料收集和移交

1.各部门（系部）要高度重视，加强领导，督促本单位档案员积极主动做好疫情防控档案材料收集、整理、归档工作，做到应收尽收、应归尽归，并确保收集的档案资料在移交前的安全管理。疫情防控档案资料收集将纳入2020年档案收集归档工作。

2.收集的档案资料内容必须客观、真实、完整，既要充分体现学院师生及校友抗击疫情的精神风貌，也要符合档案管理的规范。各部门（系部）收集建档的材料应包括工作中形成纸质材料、电子文件（含网站、网页文件）、图片、音视频、实物等，还应收集师生参与疫情防控相关的照片、视频、文学与艺术作品、媒体报道等，做到各类档案资料应收尽收。

3.各部门（系部）在疫情防控工作结束后2个月内，按照通知要求，及时向综合档案室移交相关材料。

各部门（系部）在开展疫情防控档案归档工作中如有疑问，请及时与综合档案室联系。联系人：朱蓉 (电话：59751989、 13971399449，QQ：151744597)。

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2020年5月21日