序号

优化项目

名称

服务对象

目前存在的服务短板

优化服务目标及实现方式

落实

时间

责任

部门

1

优化档案

借用服务

全院师生、校友

部分档案借用采用审批流程，师生档案借用不便；档案查档量大，外地校友因常态化疫情来校查阅借用档案不便

档案查阅由“审批制”改为“备案制”。师生只需持有效证件履行登记手续后，即可按照档案管理要求查阅档案中不涉及个人隐私和组织机密的内容。
  向广大校友提供档案远程查档服务，公布档案网络查询邮箱，校友提供档案查询清单、收件地址和相关身份证明材料，档案室寄送盖章后的原始材料至指定地点。办理时限3个工作日。

2021年12月

学院

办公室

2

校园网故障

处理事项

全院师生

学院南教学区和工程1-2教学楼校园网由学院维护保障，区域分布较散，信息化建设时间和标准不同，维护难度大，存在维修不及时现象。

使用对象拨打电话18062597286报修，运维服务人员填写故障申报表（报修人、电话、房间号、故障描述），办理时限1个小时内到位开展维修。

2021年12月

学院

办公室

3

校内报告会、讲座、宣传

横幅管理事项

全院师生

申请单位审批流程过于繁琐

申请单位填报校内报告会、讲座、宣传横幅审批表后，党委办公室及时进行审批，并转学院后勤保卫部备案，审批时限1个工作日。

2021年12月

党委

办公室

4

校园网信息

审核事项

全院师生

审核时稿件退回反复修改，耽误发布时间

提交新闻稿单位在审稿系统中提交后，党委办公室审核，需要修改的稿件及时联系提交单位相关负责人进行修改，然后及时上传发布信息。新闻审核时限1个工作日。

2021年12月

党委

办公室

5

党组织关系

转接事项

全院师生

党员

审批环节较多，各单位审批完成时间不一致

党组织关系的转入、转出、校内转接由党员本人提出申请，所在支部、系党总支审核，党委办公室遵照流程，分批多次办理，及时审核及时办理。办理时限3个工作日。

2021年12月

党委

办公室

6

大学生廉政

教育

全院学生

目前选取的一个系进行廉政教育平台搭建工作，没有铺开

积极与各系学工办联系，拓宽大学生廉政教育平台搭建工作。

2022年3月

纪检监察

办公室

7

加强党史教育及师德师风

建设

全院专职

教师

 理论培训有待加强

在教师教学发展工作室设党史类、师德师风类、教师业务培训类书籍专区，不断丰富党史学习教育形式，提升教师政治理论水平和师德师风建设。

2021年12月

教工部

8

学生证补办

全院学生

学生需提供学工办出具的身份证明办理学生证补办

学生通过“学生工作管理系统”网上提交补办申请并扫码缴费，学工部学生管理办公室审核办理，学生前往学生发展中心办公室领取。办理时限5个工作日。

2021年12月

学生工作部

9

宿舍调整

全院学生

学生需在学工办、学工部、后勤保卫部宿管中心等三部门审批

班导师通过“学生工作管理系统”网上提交宿舍调整申请，学工办主任审批后转后勤保卫部宿舍中心备案，学生在宿管员处办理调整手续。办理时限1个工作日。

2021年12月

学生工作部

10

师生团组织

关系转接

教师团员、学生团员

办理时限待明确

团组织关系的转入、转出、校内转接由团员本人提出申请，所在支部、系团总支、团委组织部遵照流程办结、归档，通知团员本人。办理时限3个工作日；大学生入校和毕业集中时段办理时限15个工作日。

2021年12月

团委

11

学生课外活动场所借用事项

全院师生

办理时限待明确

工1-B205报告厅，借用单位网上填报申请表，团委审批同意后转后勤保卫备案。工-2D001报告厅借用由使用单位到团委C211办公室填报登记表，团委审批同意后转后勤保卫部备案。办理时限3个工作日。

2021年12月

团委

12

毕业生就业

协议书盖章及报到证改派

全院学生

特殊需要签定国企或事业单位的学生，需要持纸质档就业协议书盖章或需要办理报到证改派的学生一般都是在假期或周末来校。但此时不是工作日，办理不了相关业务。

通过招就中心服务平台公众号进行预约，审核通过后拍照上传原始材料，通过电子公盖的程序办理相关手续。减少学生返校盖章及领取材料的麻烦，并通过预约表中登记的地址寄送盖章后的原始材料至指定地点。办理时限3个工作日。

2022年3月

招生与就业指导中心

13

在读证明、

学籍证明办理优化

全院学生

学生须前往教务部申请并等候办理，耗时相对较长。

增设学生网上自行下载证明模板，填写并打印后可直接到教务部核实盖章的服务方式，耗时相对缩短，学生只跑一次即可办妥。办理时限1个工作日。

2021年12月

教务部

14

教室借用办理优化

全院教师

南教学区教师须前往西区办理，流程相对复杂。

南区教师可网上申请在线办理，教务部在线审批后，可由教师所在系办直接打印借用单并盖章，交由南区物业即可使用教室，可大大提高教师借用教室办理时效。办理时限1个工作日。

2021年12月

教务部

15

招生宣传补贴及路费报销

事宜

全院师生

师生报销需前期报备、过程中提供材料、事后报销签字等多项程序。

制作招生宣传登记小程序（或电子表单），以系为单位进行前期报备，过程中由参与招生宣传的师生自行提交工作照片至表单指定处，事后由师生自行提交相关报销票据，报销金额至表单指定处，审核无误后，一次性报销，避免多次审核、跑路。

2022年9月

招生与就业指导中心

16

大学生创业

场地证明等

相关材料开具

全院学生

学生成立公司需提供相关材料，来回跑影响办事速度和效果

通过招就中心服务平台公众号进行预约，将审核通过的企业名称等相关资料填先进指定表单后，直接办理，盖章完毕后回传表单，学生负责人自行下载打印即可。办理时限3个工作日。

2022年3月

招生与就业指导中心

17

防疫信息报送

全院教师

参照湖工大防疫要求，对中高风险区返汉教职工排查等数据须以纸质版盖章、签字后直接送交人事处，由于国内中高风险区为动态数据，变化密集，所以导致人员往返过多易降低工作效率。

为减少人员因提交资料造成往返过多降低工作效率，人力资源部对中高风险区返汉教职工排查工作采取群内通告、群内接龙、人力资源部工作人员统计的方式进行，减轻各系部工作压力，提升专项工作效率。

2021年12月

人力资源部

18

人事合同

（协议）签订流程简化

自聘、返聘教职工

签订合同（协议）时，须个人申请，系部负责人签署意见，院领导逐一签署意见方可办理合同（协议）签订手续。

简化流程，个人申请，系部统一办理，人力资源部全院汇总，向学院统一上报。

2021年12月

人力资源部

19

日常报销

(含领款、借款)事项

全院师生以及校外单位和个人

不能一次性准确、完整获取收款方（个人、单位）的收款信息，包括收款方名称，组织机构代码证、银行账号等；不能一次性完成报销票据的审批。

继续宣传2021年5月版《银河galaxy娱乐游戏中心财务报销工作指南》，充分发挥“财务工作联系群”作用，加快报销进程，提高工作效率。报销人整理好报销票据送达财务办公室，办理时限3个工作日。

2021年12月

财务部

20

招标采购流程

全院教师

目前招标采购流程主要以线下为主，线下提交纸质材料，申报单位需要来回跑，效率低；过程资料不能完整保存，纸质材料容易丢失；查询不便，需要去档案室调阅相关材料。

通过调研学习，结合实际，开发学院招采平台，拟实现线上完成招采过程，申报单位可线上完成招采项目，少跑路，提高工作效率；项目申报材料能得到完整保存，且不容易丢失；申报部门能及时掌握项目实施进度和时间节点，有利于工作衔接；便于查询，领导可随时查阅学院所有招采项目相关资料。

2022年4月

资产管理部

21

校园基建维修项目申报事项

全院师生

各单位、系部申报维修工程量预估不足，预算不准确

加强日常校园建设项目的摸查，每年开展两次集中维修项目的申报工作。简化维修申报流程，以各单位、系部的实际需求及具体维修内容为主，基建部组织论证分析后，负责拟定施工方案及预算，进一步提升工作效能，造价核准最长5个工作日。

2021年12月

基建与维修部

22

公寓维修事项

全院学生

部分维修不够及时

开展维修人员业务能力提升培训学习，增强服务意识，及时接单，快速完工。办理时限3个工作日。

2021年12月

后勤保卫部