第一章  总  则

第一条 为规范学院印章的使用及管理，根据国务院《关于国家行政机关和企业、事业单位印章的规定》（国发〔1999〕25号）和教育部《印章使用和管理的暂行规定》，结合实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于学院党委、行政各级各类印章的管理。

第三条 学院办公室是学院印章综合管理部门，统筹学院印章的使用与管理，负责印章的审批、刻制、启用、废止等，指导、监督学院各单位（部门）印章的使用与管理。

第二章  印章种类和规格

第四条 本办法所指印章包括：

（一）学院党委印章（含电子印章）、学院行政印章（含电子印章）、学院钢印；

（二）学院法定代表人名章（含电子印章）；

（三）学院领导签名章；

（四）各单位（部门）党组织、行政印章及内设机构印章；

（五）各级各类业务专用印章；

（六）其他经学院批准的印章。

第五条 印章一般为圆形，依性质中间刊党徽或五角星。业务专用印章的形状、样式根据需要并兼顾传统习惯刻制，应含“用途+专用章”字样。名章、签名章不做统一规定。

第六条 印章所刊单位名称原则上应为学院公文发布的名称全称。因工作需要经学院审批同意后申领与使用。除签名章外，印章所刊文字使用国务院公布的简化字，字体为宋体。

第七条 印章的尺寸和材质依据国务院《关于国家行政机关和企业、事业单位印章的规定》（国发〔1999〕25号）及其他相关规定执行。

第三章  印章的刻制、启用、停用和销毁

第八条 印章的刻制由学院办公室负责。一级机构印章（院印）、二级机构印章由学院办公室安排刻制，三级机构印章和专用公务章由二级单位（部门）提出刻制申请，报请学院审批后刻制。

第九条 非常设机构原则上不刻制印章。确因工作需要必需刻制印章的，经学院审批后刻制。

第十条 任何单位（部门）和个人未经学院批准，不得利用其他渠道私自非法刻制印章用于学院各项相关工作。

第十一条 各类印章刻制的规格、式样、字体、名称编排、所用材质均按国家相关标准执行。

第十二条 新刻印章使用前，由使用单位（部门）的印章保管人到学院办公室办理印章启用手续。

第十三条 组织机构撤销或名称变更时，其印章应在机构撤销或名称变更正式文件生效之日起停止使用，办理印章停用手续。需要沿用的须经学院审批后用印。

第十四条 停用的印章一般应予销毁，但对一些具有保存价值的印章由档案室封存保管。停用印章是否销毁由学院办公室提出意见，报请学院审批。印章的销毁须由学院办公室印章工作管理人员、印章使用部门管理人员、档案室负责工作人员三人监销，并签字存档备查。

第四章  印章保管与责任

第十五条 学院党委印章（含电子印章）由学院党委办公室保管；学院行政印章（含电子印章）、学院钢印、学院法定代表人名章（含电子印章）、学院领导签名章和其他院级业务专用章由学院办公室保管，并指定专人执掌所管理的印章。

学院各二级单位（部门）党、政负责人对本单位印章负总责，各二级单位（部门）都要指定专门的印章管理人员，并报学院办公室备案，变更印章管理人员应及时向学院办公室报备。

第十六条 印章应妥善保管，保管场所应确保安全。

印章不得携带出保管场所以外使用；如特殊情况需外带使用的，应经单位（部门）负责人批准，并派印章管理人员现场司印。

第十七条 印章管理人员应注意印章日常保养，定期清洗，确保印文字迹清晰。

第十八条 印章若遗失或被盗，该单位（部门）应立即向学院办公室报告，经学院审批后，依法公布其印章作废，并按本规定重新刻制印章。

各单位（部门）每年应对印章管理使用情况进行自查，发现问题及时整改。学院办公室不定期对全院各级各类印章管理使用情况进行综合检查。对未按规定管理、使用印章的单位（部门），应责成该单位（部门）立即整改。

第五章  印章使用

第十九条 学院党委印章用于以院党委名义发出的文件、各类政审表、入党志愿书、以党委名义出具的介绍信和颁发的奖励证书等。学院行政印章代表学院的法定名称，主要用于以学院名义发出的各类公文、上报材料、身份证件、证书、聘书、证明文书和其它表示学院法人行为的文书，用于签订的各类契约文书。

第二十条 钢印仅限于加盖在学生证、毕业证书、学位证书、结业证书、肄业证书、工作证、退休证、职称资格证书等证件的照片上。

第二十一条 学院领导签名章用于法人委托书、计划任务书、项目申报书、总结报告表、成果申报书、成果鉴定书、技术职务任职资格审批表、毕业证书、学位证书、结业证、肄业证、聘书、出国人员的合同等。

学院领导签名章不得用于重大事项决策、重要人事任免、重大项目安排、大额度资金使用和合同协议事项的审批环节，不得用于财务相关单据及审批材料。

第二十二条 学院办公室的印章用于以学院办公室名义发出各类公文、请柬等。

学院各职能部门的印章用于本部门职责范围内的业务工作，除院内使用外，因特殊情况，经学院审批后，方可对外用印。

第二十三条 专用公务章是学院及职能部门为履行专项业务而使用的公章，印文除刊有部门的名称外，还刊有专门的用途。专用章仅用于公章上刊明的使用范围。

第二十四条 使用学院党委、行政印章、钢印、法定代表人名章，应遵循一事一报、逐级审批的原则，严格执行先审批后用印，谁经办谁首责，谁审批谁负责的要求，具体用印程序如下：

（一）一般事项用印程序，由用印单位申请，相关职能部门审核，经分管院领导审批同意后方可用印。其中，分管院领导认为需要提交学院主要负责人审批的，应当经学院主要负责人审批同意方可用印。

（二）重大事项用印程序，由用印申请人在用印申请前报相关议事决策机构审议、学院主要负责人审批，并履行本条第一项规定的用印程序后方可用印。

（三）例行事项用印程序，对各职能部门日常工作中长期存在、需要大量使用院级印章、院领导名章和签名章的例行业务，经院领导授权、学院办公室备案后，由职能部门负责人在其被授权范围内审批同意后方可用印。

（四）公文用印程序，按照公文管理规定报相关院领导审批后方可用印。

（五）合同（含备忘录、意向书）、授权委托书等用印程序，按照学院合同管理办法审查同意后方可用印。

第二十五条 院印使用需填写审批表，申请人应按相应形式的程序要求，清楚填写用印日期、种类、事由、数量等信息。

第二十六条 院印使用审批，审批人书面签字审批。

各单位（部门）用印应由单位（部门）主要负责人审批，审批人审批前应审查用印材料的合规性、完整性和准确性，并承担相应的审批责任。

院印司印人应核对用印材料及申请审批情况的一致性，如用印内容较为重要的，应报学院办公室主任审查后方可用印。申请审批手续及流程不齐全的，一律不得用印。

学院办公室负责审查司印人提交的重要的用印材料，提出审查意见，并定期督导院印使用工作。

第二十七条 学院领导签名章的使用由用印申请人提交申请，由所在单位审批后，报相应院领导审批同意后方可用印，学院办公室记录用印日期、事由、数量及批准形式等信息。

第二十八条 各级各类印章使用完成后，印章使用单位印章管理人应如实记录所管印章的用印日期、种类、事由、数量、经办人员及其他需要说明的事项，一事一号进行编码，立卷留存相关申请表单、登记册本（电子记录）等材料。

重要材料使用院印的，申请单位应留存文本原件，副本交学院办公室备案，该备案文本应与其他用印申请材料一并留存。

各单位应存档本单位印章刻制和使用院印的相关审批材料。

上述材料保存期限根据档案管理相关规定执行。

第二十九条 有下列情况之一的，印章使用单位不予用印：

（一）未经规定程序审核批准或超越、滥用批准权限；

（二）内容不完整、不真实、不准确，存在明显瑕疵的；

（三）申请事由与学院工作、业务无直接关系的；

（四）在空白介绍信、证件、证书或纸张上用印的；

（五）其他情形。

第三十条 印章管理人使用印章时，应将印章摆放端正，用力均匀，确保印迹清晰、美观、标准。

用印文件中如有落款和日期，应在相应位置盖章，要求骑年盖月，上不压正文。文件材料需加盖骑缝章的，应在相应的连接线上或纸页边沿再加盖前后相一致的印章。钢印应加盖在证书、证件的个人照片上。

需要密封的文件、信函等材料，印章应盖于信封两侧封口处。

第三十一条 印章使用过程中出现印迹扭曲、模糊等不规范的情况，原则上应另行制作材料，重新规范用印，并收回原材料，统一销毁处理。

第三十二条 各二级单位（部门）党、政负责人因工作需要，需刻制私人签名章的，需提出刻制申请，经学院办公室审核并报请学院审批后刻制。

各二级单位（部门）党、政负责人签名章主要用于院内工作联系，对外使用仅限于与本单位工作相关的业务性联系，且得到学院审批同意后方可使用。

第六章  附  则

第三十三条 学院各单位（部门）及个人在印章的刻制、管理及使用过程中存在操作不当、造成严重后果的，由学院依法依纪追究当事人及其单位（部门）印章管理负责人的责任。

第三十四条 本办法由学院办公室负责解释。

第三十五条 本办法自颁布之日起施行，原《银河galaxy娱乐游戏中心印章管理规定》（试行）（湖工大工程[2008]78号）同时废止。

                          （2022年5月31日，湖工大工程〔2022〕12号文发布）