第一章  总  则

第一条  为切实贯彻执行民主集中制原则，认真落实董事会领导下的院长负责制，进一步完善学院行政工作制度，提高会议质量和工作效率，实现学院行政工作议事、决策的规范化、程序化和科学化，根据国家有关法律、法规、上级有关规定和学院董事会章程、学院章程的规定，制定本议事规则。

第二条  学院办公会研究处理学院行政日常事务；研究确定由院长负责的行政管理工作；研究决定落实董事会决议有关工作的实施意见和措施；酝酿提交董事会讨论的重大问题和重要事项的方案。

第二章  会议制度

第三条  学院办公会由院长召集并主持，学院领导及学院办公室主任参加。有关参会及列席的部门（单位）负责人由院长确定。特殊情况时，院长可委托副院长主持召开学院办公会。

第四条  学院办公会一般每一周到两周召开一次，依据工作需要可适当增减，时间由院长决定，遇有工作需要可随时召开。

第五条  确定的参会人员一般不准缺席，不准替代，确实因故不能参加的，须事先向院长请假。

第六条  研究涉及到个人重要厉害关系内容的会议，一般情况下当事人及其主要亲属应当回避。

第七条  参会人员须严格遵守保密制度和组织纪律。

第八条  学院办公会的会务工作由学院办公室负责，并由专人做好会议记录，存档备查。

第三章  议事范围

第九条  提交学院办公会的议题应涉及如下范围：

（一）贯彻执行党和国家的路线、方针、政策、法律法规及上级的重要指示和决定。

（二）讨论落实院董事会关于在学院办学方针、指导思想、发展规划（含学科建设规划、实验室建设规划、师资队伍建设规划、校园建设规划等）及教学改革、其它重大改革方案等方面决定的实施意见和重要措施。

（三）研究必须提交院董事会审定的重大事项；研究向上级报告的重要事项。

（四）研究学院年度工作计划及其实施，讨论学院年度工作总结；研究年度招生计划、毕业生就业指导方案。

（五）研究学院教学管理、科研管理、档案管理、实验室管理、学生管理、招生与就业指导、人力资源管理、后勤管理、合作办学等项工作中的重要事项；讨论和审定（或修订）学院各项规章制度。

（六）研究并向学院董事会提出学院机构设置和调整的方案、人员定编定岗方案、重大奖励机制方案、全院教职工薪酬方案和职称晋升与聘任方案。

（七）研究教职工岗位调整、聘用、解聘、退休管理以及人员的引进事项。

（八）研究并向院董事会推荐学院中层管理人员的聘任与调整人选；研究、确定基层单位管理人员的聘任与调整。

（九）研究教职工和学生的重要考核与奖惩。

（十）研究较大规模行政性工作会议及学术会议的召开。

（十一）研究经费筹措、学院年度经费的预决算和审计工作；审定重大固定资产及其它大额开支项目。

（十二）研究固定资产及大额开支项目的招标工作；研究固定资产的报废处理事项。

（十三）研究涉外事项、外事活动和重要的对外学术交流及其它方面的协作项目。

（十四）研究落实以学院行政系统为主实施的德育管理体制的建立；研究组织开展“教书育人、管理育人、服务育人”活动。

（十五）研究制定学院安全稳定责任制与应对重大突发事件的处理预案、安全保卫及校园综合治理措施。

（十六）研究改善办学条件、改善职工福利方面的重大事项。

（十七）研究较大范围的教学科研用房、办公用房的分配与调整。

（十八）研究涉及师生员工的违法违纪案件、重大事故的处理。

（十九）研究或讨论其它必须由学院办公会议议定的事项，以及上级或学院董事会指定需研究的事项。

第四章  议事程序

第十条  学院办公会的议题由部门（单位）或分管院领导提出。部门（单位）提交学院办公会研究的议题，须由部门（单位）写出书面议案并提出倾向性意见，报分管院领导同意后转交学院办公室，由学院办公室列入议题草案；由分管院领导本人提交学院办公会研究的议题，也需提出倾向性意见，转交学院办公室列入议题草案。

第十一条  涉及几个部门（单位）工作的议题，需由牵头部门（单位）会同相关部门（单位）协商，向分管院领导提出解决问题的初步方案，经分管院领导同意后转交学院办公室列入议题草案。

第十二条  凡拟提交学院办公会研究的议题，一般要在每周四之前交学院办公室，学院办公室负责汇总议题草案，报请院长审定议题、确定参会人员和征求院党委书记意见；学院办公室通知参会人员并做好会务准备。

第十三条  凡提交学院办公会研究的重大议题及复杂议题，应尽量形成书面材料，并于会前交由学院办公室分送有关院领导审阅，以节省会议时间。

第十四条  学院办公会所议议题，由分管院领导或主管部门（单位）负责人进行汇报说明。院长根据会议讨论情况，充分考虑和综合大家的意见做出决议或决定，决议或决定须明确目标和要求，落实到部门（单位）或个人。

第十五条  学院办公会的记录，由学院办公室负责文秘工作的副主任或文字秘书负责。对议题的结论性意见必须记录清楚、准确、全面和完整，记录稿经学院办公室主任审阅签字后及时归档立卷。会议所用书面材料与会议记录一起归档备查，遇有研究重大议题需要音像记录的，音像资料与会议记录一起归档。

第五章  落实与督办

第十六条  学院办公会形成的决议和决定，各有关部门（单位）必须严格执行，认真落实。涉及未参会部门（单位）工作的由学院办公室负责通知贯彻落实。在应参会人员缺席情况下做出的决议、决定，由院长指定专人负责通知缺席人员。

第十七条  为利于执行，必要时可将重要会议的决议、决定以《会议纪要》形式在一定范围内印发。印发《会议纪要》由院长提出，会议记录人员起草，经学院办公室主任修改审核后报院长签发。

第十八条  对会议形成的决议、决定，由学院办公室通知到相关部门（单位），相关部门（单位）不得以任何理由推诿、拖延或变向改变决议、决定内容执行。对在贯彻落实中遇到的实际困难和问题，如需提请学院办公会议复议的，应按议事程序办理，在没有做出复议决定以前或不同意复议时，不得采取违反或改变学院办公会精神的行动，否则将追究部门（单位）负责人的责任。

第十九条  学院办公室负责对会议的决议、决定进行协调与督办，并向院长汇报执行情况；分管院领导要及时督促检查，执行部门（单位）负责人要及时主动向分管院领导和学院办公室主任做口头或文字汇报。

第六章  附  则

第二十条  本规则由学院办公室负责解释。

第二十一条  本规则自发布之日起施行。

                 （2008年11月28日,湖工大工程[2008]77号文件发布）