各部门、各系部：

为加强学院档案的制度化、规范化、信息化建设，确保学院档案材料的完整、准确、系统。现就2015年度档案归档和移交工作有关事项通知如下：

一、归档范围

1、2015年度各类重要材料（党群类、行政类、教学类、科研类、基建类、设备类、出版类、外事类、财会类、声像类、实物类）;

2、2016届毕业生合影照片；

3、历年应归未归的各类材料及毕业生合影照片。

二、归档工作的分工

1、各单位负责人应履行归档工作的组织与监督职责，及时解决档案工作中出现的问题，支持并督促本单位档案员完成2015年度的归档工作，严防留存、遗失和损毁档案、篡改档案、归档不全等现象的出现。

2、各单位档案员负责本单位各类材料的收集、整理、鉴定，分类、归档工作，保障归档材料的完整性、准确性、系统性；积极完成学院布置的各项档案工作，积极参加档案业务培训；正确填写归档材料移交表、归档材料目录和备考表，并在规定时间内向综合档案室移交档案。

三、归档要求

1、各单位档案员要认真履行职责，按照《银河galaxy娱乐游戏中心档案实体分类实施细则（修订）》（湖工大工程〔2014〕10号）中的归档范围和类目设置，参考各单位2015年度档案归档参考范围，做好2015年度档案归档工作。

2、严格落实国家纸质档案、电子档案双套制归档的要求，所有归档材料的纸质文件及与之匹配的电子文件、声像材料需同步归档。对于只形成了电子文件而未形成纸质文件的重要文件材料，特别是学院OA系统中传阅签批的各类文件，各部门、系部应打印成纸质文件，并加盖单位印章后与电子文件一并归档。

3、要注重对形成的文本、图片、多媒体和数据库数据、网页信息等电子文件的收集归档。

4、对于不属于归档范围的院外单位文件材料，特别是上级单位文件材料，各部门、系部应向综合档案室移交作为资料保存。不属于归档范围的院内文件材料，应作为备查材料由各部门、系部短期保存。

5、注意材料收集的完整性，文件材料中主体文件、附件、办理文件所形成的材料必须齐全，不能缺漏。上级文件中通过网络下发附件部分的，应将附件下载打印归档。

四、归档时间

1、2015年度各类归档材料及应归未归的历年归档材料和毕业生合影照片：2016年4月30日前。

2、2016届毕业生合影照片：2016年6月30日前。

各单位务必按照以上时间完成各类材料的移交归档工作，综合档案室将于9月初通报全院归档工作完成情况。

五、相关说明

1、归档数量、质量、归档时间、移交手续及是否参加档案业务培训均作为年终考核各单位档案工作的依据。

2、综合档案室提供档案工作业务指导。电话：59751989，61502；地点：工1-502。

3、请各单位档案员加入工程档案群：108100208，以便接收档案通知及查阅相关档案资料。