第一章  总  则

第一条  为进一步规范行政公文管理，推进公文处理工作科学化、制度化、规范化，进一步提高公文处理工作质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）的有关规定，结合我院实际情况，制定本办法。

第二条  学院行政公文（包括电报，下同）是学院行政部门在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政规章制度，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，总结交流经验的重要工具。

第三条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条  学院办公室是学院行政公文处理的管理机构，主管学院的公文处理工作，并负责对全院各部门、各办公室的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第六条  公文处理除涉密文件和体量较大的公文外，学院的公文处理工作一般通过OA系统进行。

第二章  公文种类

第七条  学院行政公文的种类主要有：

（一）决定：适用于对重要事项或重要活动做出安排，对有关单位及人员的奖惩，变更或者撤销下级不适当的决定事项。

（二）公告：适用于向学院内外宣布重要事项或者法定事项。

（三）通告：适用于公布全院各有关方面应当遵守或周知的事项。

（四）通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级部门和不相隶属部门的公文，发布规章制度，要求各部门（单位）办理和有关部门、办公室需要周知或共同执行的事项，任免人员等。

（五）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（六）报告：适用于向上级部门汇报工作、反映情况，提出意见或建议，答复上级部门的询问或者上级交办的事项。

（七）请示：适用于向上级部门请求指示或批准。

（八）批复：适用于答复下级部门的请示事项。

（九）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十）函：适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十一）会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。

（十二）其它：计划（规划）、总结类，规章制度类，合同类，来往信函类。其中需要作出具体规定的，由有关部门依照学院的规定另行制订规章。

第三章  公文格式

第八条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

我院目前所用的发文机关标志有“中共银河galaxy娱乐游戏中心委员会文件”“银河galaxy娱乐游戏中心文件”“银河galaxy娱乐游戏中心”“中共银河galaxy娱乐游戏中心纪律委员会文件”“中国共产主义青年团银河galaxy娱乐游戏中心委员会文件”“银河galaxy娱乐游戏中心会议纪要”。

“中共银河galaxy娱乐游戏中心委员会文件”“银河galaxy娱乐游戏中心文件”用于学院党委和行政传达贯彻上级的方针政策，发布学院规章制度，任免干部，部署重要工作，向上级机关报告、请示工作，其他重要公文；“银河galaxy娱乐游戏中心”用于发布各部门范围内的宣布、安排、布置常规的综合性行政事务性公文。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

学院党委普发性公文的主送机关全称为：“各党总支、直属党支部，各单位（部门）”，学院行政普发性公文的主送机关全称为:“各部门、各系部”。

（九）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十一）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。

（十二）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

（十三）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十四）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十五）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十六）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十七）页码。公文页数顺序号。

第九条  公文文字从左至右横写、横排。公文中各组成部分的标识规则由学院办公室统一规范。

第十条  公文用纸一律使用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第十一条  行文应当确有必要，坚持少而精；讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十二条  各单位（部门）的行文关系，根据各自隶属关系和职权范围确定。

（一）学院办公室根据授权可以向各单位（部门）行文。

（二）中共银河galaxy娱乐游戏中心纪律委员会文件按照工作职责可以向学院“各党总支、直属党支部，各单位（部门）”行文。中国共产主义青年团银河galaxy娱乐游戏中心委员会文件根据团组织内的有关规定行文。

（三）各单位（部门）在各自职权范围内，可以函件的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项；就日常具体工作安排等向学院内各单位发布通知；因特殊情况确需向学院内各单位正式行文的，应当报经主管院领导批准，可以用学院名义对外与业务对口部门或者单位行文。各单位（部门）（除本条第一、二项规定的情况外）不得以“文件”形式对外行文。

第十三条  对内属于单位（部门）职权范围内的事项，一般应以单位（部门）名义行文或联合行文。各单位（部门）不得擅自下发有关方针、政策、行政规章类公文。

第十四条  学院内请示和报告应当遵循以下规则：

（一）“请示”应当一文一事，一般只写一个主送部门；需要同时送其他部门的，应当以抄送形式送其他部门。

（二）“报告”中不得夹带请示事项。

（三）属于学院有关单位（部门）职权范围内的具体问题，各二级单位应当直接报送相关机关部门处理，不必向学院请示。各机关部门对职权范围内的事情，要认真研究，尽职尽责地解决，不得推诿、拖延。确需学院解决的问题，单位（部门）要事先提出具体意见或方案。

（四）各机关部门和教学单位需呈报院领导的请示、报告，由学院办公室转呈有相关部门和院领导。

（五）对不符合行文规则的公文，学院办公室可退回报送单位（部门）。

第五章  公文拟制

第十五条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十六条  各单位（部门）要重视公文起草工作，不断提高公文起草水平。公文起草应做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（三）文种正确，格式规范。

（四）起草的公文，如属上级机关或有关单位来文要求办理的事项，应将来文附后以便审核。

（五）公文起草前，起草单位（部门）应深入调研，充分论证；起草重要公文，应事先征求分管院领导意见。

（六）公文涉及其他单位（部门）职权范围内的事项，起草单位（部门）应送相关单位（部门）主要负责人会签；对于公文内容有不同意见的，起草单位（部门）应与相关单位（部门）协商，力求取得一致意见后再行文。

公文起草后，起草人应认真填写学院统一印制的拟文签，注明公文印数、标题、主送和抄送单位、起草单位、起草人等信息；起草单位主要负责人须对起草的公文进行审查把关，并在拟文签上签署具体意见。

第十七条  学院的综合性公文，由学院办公室组织拟稿或者由学院办公室会同有关部门共同拟稿。凡属机关部门业务性、专业性公文，由各机关部门拟稿。公文起草完毕后应进行审核，审核的重点是：

（一）是否确需行文，以何种名义行文。

（二）是否符合党的路线方针政策和国家法律法规及上级机关指示精神；是否同现行有关公文相衔接。

（三）文种是否正确，是否符合行文规则；主题是否明确，格式是否符合规范；正文结构是否严谨、层次是否清晰，提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；文字表述是否准确、精炼。

（四）涉及多个单位（部门）职权范围的事项是否协商一致。

各单位（部门）以学院名义制发的公文，先有本部门负责人审核，交学院办公室从内容、格式等方面进行核稿。经审核不符合要求的公文，学院办公室退回起草单位（部门）并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位（部门）修改后重新报送。凡经修改后的文稿均应如实保留修改的痕迹并附在正式文稿后。核稿完毕后，由学院办公室负责人进行复审并提出拟办意见。

第十八条  学院内所有制发的公文，由学院办公室送呈有关院领导签发。一般业务性的专项问题，由主管该项工作的院领导签发；综合性的、重大的问题，通过学院办公会、党政联席会、党委会集体讨论决定的文件，由学院党政主要领导签发。各单位（部门）发文编号由学院办公室统一规定。签发要签署意见、姓名和审批的完整日期，圈阅或签名的，视为同意。

第六章  公文办理

第十九条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十条  收文办理包括签收、登记、承办、传阅、催办、答复等程序。

（一）校外来文办理

对校外来文，公文办理人员应严格履行签收、登记程序，登记后贴上收文处理笺，任何单位（部门）和个人收到校外来文，第一时间应转办学院办公室，由学院办公室负责人提出拟办意见，并及时分送有关院领导阅批后，公文办理人员送承办单位（部门）承办或组织传阅。任何单位（部门）和个人接到承办公文后，应按照领导批示和公文要求，认真负责，迅速办理，不得推诿敷衍，拖延积压。公文处理人员对经办的公文，要及时催办，并将检查办理情况及时汇报，以防漏压误事。

（二）校内收文办理

对校内各单位（部门）通过学院办公室呈送院领导的请示、报告，学院办公室公文办理人员应严格履行签收、登记程序，由学院办公室负责人提出拟办意见，呈送有关院领导阅批。院领导阅批后，公文办理人员应及时将阅批意见告知来文单位。

第二十一条  发文办理主要包括复核、登记、排版、校对、印制、用印、核发等程序。

（一）复核。公文印发前应对拟文签所载的审批手续进行复核，如有任何修改，应当报原签批院领导复审；审批手续不全的，一律不予印发。

（二）登记。确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）排版。按照本办法第三章的要求编排公文格式并打印样稿。

（四）校对。起草单位（部门）和起草人负责对打印样稿进行校对。校对时一般不得对领导签发稿再作修改，确需修改的应征得签发人同意。

（五）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（六）用印。印章应与发文机关署名一致，用印时居中下压发文机关署名和成文日期，做到印章端正、字迹清晰。

（七）核发。公文印制完毕后，应对成品公文进行检查，避免缺页、错页等情况，确保质量。

第二十二条  公文及有关材料应当及时立卷、归档。上级来文由学院办公室立卷、归档；以行政及学院办公室名义制发的公文，由学院办公室立卷、归档，归档材料包括公文草拟稿、修改稿、院领导签发稿及定本（一式三份）等；各单位（部门）制发的公文，由本单位（部门）立卷、归档；两个以上单位（部门）联合办理的公文，原件由主办单位（部门）归档，相关单位（部门）保存复制件。公文归档后，应按照学院档案管理有关规定，及时送交档案管理部门，单位（部门）和个人不得保存应归档的公文。

第七章  公文管理

第二十三条  公文由各单位文秘人员统一收发、登记、分办、传递、审核、用印、归档和销毁。

第二十四条  拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹必须符合存档要求。

第二十五条  上级部门的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级单位经负责人或办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应注明翻印单位、日期、份数和印发范围。

第二十六条  经批准公开发布的公文，同发文部门正式的公文具有同等效力。

第二十七条  公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。

第二十八条  单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

第二十九条  工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十条  公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第三十一条  不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第三十二条  违反本办法规定，情节轻微的，学院各部门可责成有关人员改正；错误较多的公文，可以退回。违反上述有关条款擅自行文的，或者与上级规定和要求相抵触的公文，学院责令有关单位予以撤销。

第三十三条  对于拖延、推诿、丢失公文或者失密、泄密，学院将视后果轻重分别给予当事人和有关领导通报批评或纪律处分。

违反保密规定，造成重大损失的，学院将依据国家和学院的有关规定追究当事人的法律责任。

第八章  附  则

第三十四条  本办法由学院办公室负责解释。

第三十五条  本办法自发布之日起施行。《银河galaxy娱乐游戏中心行政公文处理办法（试行）》（湖工大工程[2008]69号）同时废止。

                       （2020年12月21日, 湖工大工程〔2020〕37号文件发布）