各系部：毕业生合影照片是学院档案的重要组成部分，是珍贵的档案资料，务必整理归档。为了及时完成2012届毕业生合影照片的归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

1、2012届本、专科毕业生以班级为单位的毕业照合影。

2、往年未归档的毕业照合影。

二、归档要求

1、纸质照片和电子版照片各归一份，电子版照片须与纸质照片一致。

2、毕业生合影按照《高校档案实体分类法》进行立卷归档。其立卷归档流程见附件1。

3、纸质照片反面附上照片文字说明，照片文字说明格式见附件2；文字说明电子稿一并归档。

4、电子版照片为jpg格式；文件名以“湖工大银河galaxy娱乐游戏中心****届（****级）**系**科**专业**班毕业合影”方式命名；电子版照片和照片文字说明以光盘或U盘的形式拷贝后移交学院综合档案室。

三、归档时间

请各系部高度重视毕业生合影照片的归档工作，认真做好上述归档材料的收集、整理、立卷、归档工作，并于2012年6月底前由各系部兼职档案员移交到学院综合档案室。

附件1：毕业生合影照片立卷归档流程